SPU verwerkt persoonsgegevens van bezoekers, deelnemers, huurders en vrijwilligers. Deze verklaring legt uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Wie verwerkt je gegevens
Stichting Skatepark Utrecht (SPU)
Koningin Wilhelminalaan 4, 3527 LD Utrecht
KvK 52033716
SPU is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan.
SPU heeft geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over privacy stel je via het bovenstaande e-mailadres.
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie SPU gegevens verwerkt: bezoekers, deelnemers aan lessen en camps, hun ouders of verzorgers, huurders, klanten van de shop, vrijwilligers en medewerkers.
Welke gegevens en waarvoor
| Wie | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Bezoeker met rittenkaart of kwartaalpas | Naam, e-mailadres, geboortedatum; bij een kwartaalpas ook het nummer van de pas en de datum van het eerste gebruik | De kaart of pas aanmaken en het saldo of de geldigheid bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Cursist | Naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, niveau | Inschrijving, indeling in een groep, contact over de lessen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Campdeelnemer | Naam, geboortedatum, gegevens over gezondheid, allergieën en medicatie, twee telefoonnummers van ouder of verzorger | Veilige begeleiding tijdens het camp en bereikbaarheid van de ouders | Uitvoering van de overeenkomst; gezondheidsgegevens op grond van uitdrukkelijke toestemming van de ouder of verzorger |
| Deelnemer die meereist naar een activiteit buiten het park | Naam, geboortedatum, of het kind kleiner is dan 1,35 m, gegevens over gezondheid en medicatie, telefoonnummers van ouder of verzorger | Veilig vervoer en bereikbaarheid van de ouders tijdens de rit | Toestemming van de ouder of verzorger; gezondheidsgegevens op grond van uitdrukkelijke toestemming |
| Ouder of verzorger | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Contact over inschrijving, betaling en het camp | Uitvoering van de overeenkomst |
| Huurder | Naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer | Verhuurovereenkomst en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klant shop | Naam, adres, e-mailadres, betaalgegevens | Bestelling, levering en garantie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Iedereen die betaalt | Betaalgegevens, factuurgegevens | Administratie en belastingaangifte | Wettelijke verplichting |
| Vrijwilliger of medewerker | Naam, contactgegevens, VOG, ondertekende gedragscode, IVA-instructie | Aanstelling, sociale veiligheid en naleving van de Alcoholwet | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Bezoeker van het park | Camerabeelden | Beveiliging en handhaving van de huisregels | Gerechtvaardigd belang |
| Betrokkene bij een incident | Datum, toedracht, aard van het letsel, genomen maatregel | Verantwoording, verzekering en het voorkomen van herhaling | Gerechtvaardigd belang; gezondheidsgegevens alleen voor zover noodzakelijk |
| Nieuwsbriefabonnee | Naam, e-mailadres | Versturen van de nieuwsbrief | Toestemming |
| Iemand die een bericht stuurt via de website | Naam, e-mailadres, het bericht; bij een kinderfeestje ook de datum en het aantal kinderen | Het bericht beantwoorden en de vraag afhandelen | Gerechtvaardigd belang |
| Websitebezoeker | Gegevens over het bezoek, zonder cookies: welke pagina's bekeken worden, waarvandaan en met welk soort apparaat | Werking en verbetering van de website | Gerechtvaardigd belang |
SPU vraagt niet meer gegevens dan nodig. Vul je een veld niet in dat verplicht is, dan kan SPU de dienst mogelijk niet leveren.
Hoe lang we bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Camerabeelden | Maximaal 4 weken, tenzij een concreet incident langer bewaren noodzakelijk maakt |
| Inschrijving voor een les of camp | Tot 1 jaar na afloop |
| Gezondheidsgegevens van campdeelnemers | Tot 3 maanden na afloop van het camp |
| Toestemming voor vervoer | Tot het einde van de periode waarvoor de toestemming geldt |
| Rittenkaart, kwartaalpas | Tot het einde van het kalenderjaar nadat de laatste rit is gebruikt of de pas is verlopen; het bestand wordt één keer per jaar opgeschoond |
| Financiële administratie, facturen | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht |
| Verhuurovereenkomsten | 7 jaar |
| Ongevallen- en incidentenregistratie | 5 jaar; bij een ongeval met een minderjarige tot 5 jaar na diens 18e verjaardag |
| VOG-registratie vrijwilligers | Zolang de vrijwilliger actief is, daarna maximaal 6 maanden |
| Nieuwsbrief | Tot je je afmeldt |
| Beeldmateriaal met toestemming | Tot je je toestemming intrekt |
Na afloop van de termijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Cameratoezicht
In en rond het pand hangen camera's.
Waarom. Beveiliging van personen en eigendommen, en ondersteuning bij de handhaving van de huisregels. SPU baseert dit op haar gerechtvaardigd belang: het park is grotendeels open van opzet, er is niet overal direct toezicht mogelijk, en er is in het verleden diefstal en vernieling geweest.
Kenbaarheid. Bij de ingang en in de ruimtes met camera's hangen bordjes.
Waar niet. In de kleedruimte en de toiletten hangen geen camera's.
Wie kijkt. Beelden worden alleen bekeken bij een concrete aanleiding, door de parkmanager of een door het bestuur aangewezen persoon. Er wordt niet meegekeken zonder reden.
Hoe lang. Beelden worden uiterlijk na 4 weken gewist. Alleen als een concreet incident dat noodzakelijk maakt, worden de betreffende beelden langer bewaard tot dat incident is afgehandeld.
Delen. Beelden worden alleen met anderen gedeeld bij aangifte of op vordering van politie of justitie.
Inzage. Sta je op beelden, dan kun je die opvragen. SPU maakt daarbij andere personen onherkenbaar.
Foto's en video
SPU maakt foto's en video's in het park voor de eigen communicatie: website, social media, nieuwsbrief en verantwoording aan de gemeente.
Toestemming. Publicatie waarop iemand herkenbaar in beeld is, gebeurt op basis van toestemming. Voor deelnemers jonger dan 16 jaar geeft een ouder of verzorger die toestemming bij inschrijving. Bij een kinderfeestje geeft de ouder die boekt die toestemming alleen voor zijn eigen kind; een gast staat alleen herkenbaar in beeld als zijn eigen ouder of verzorger toestemming heeft gegeven.
Intrekken. Toestemming kan altijd worden ingetrokken, zonder opgave van reden. SPU haalt het beeld dan zo snel mogelijk van de eigen kanalen. Materiaal dat al is gedeeld door anderen of al gedrukt is, kan SPU niet altijd terughalen.
Overzichtsbeelden. Voor beelden waarop niemand herkenbaar centraal in beeld staat, zoals een overzicht van een drukke sessie, geldt geen individuele toestemming.
Filmen door bezoekers. Skaten en filmen horen bij elkaar. Filmen en fotograferen voor eigen gebruik en voor skatebeelden is toegestaan, met respect voor anderen: wie niet in beeld wil, is niet in beeld. In de kleedruimte en de toiletten is filmen en fotograferen verboden.
Geen AI-beeld. SPU gebruikt geen door AI gegenereerde afbeeldingen van mensen in haar communicatie.
Cookies
De website zet geen cookies en slaat niets op in je browser. Daarom is er ook geen cookiemelding.
Bezoek meten. We tellen het bezoek zonder cookies: welke pagina's bekeken worden, waarvandaan en met welk soort apparaat. De website en de telling draaien bij Vercel.
Video's en inschrijfformulieren. Een video van YouTube of Vimeo en een inschrijfformulier van Airtable laden pas als je erop klikt. Vanaf dat moment praat je browser met die dienst, en die kan wel cookies zetten. Boven de knop staat wat er gebeurt.
Met wie we delen
SPU verkoopt geen persoonsgegevens en deelt ze niet voor commerciële doelen van anderen.
Wel schakelt SPU partijen in die gegevens voor SPU verwerken. Met hen sluit SPU een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:
- Vercel, dat de website host en het bezoek telt;
- Sanity, waarin de inhoud van de website staat, waaronder namen en foto's van het team, het bestuur en de riders;
- Resend, dat de berichten en aanvragen uit de formulieren op de website bij SPU bezorgt;
- Mailchimp, voor de nieuwsbrief;
- Airtable, voor de inschrijving voor lessen en skatevakanties;
- de leverancier van het kassa- en ticketsysteem;
- de betaaldienstverlener;
- de partij die de mailboxen van SPU verzorgt;
- het administratiekantoor;
- de salarisadministratie, vanaf het moment dat SPU personeel in dienst heeft.
Klik je op een video, dan gaan je gegevens rechtstreeks naar YouTube of Vimeo. Die zijn daar zelf verantwoordelijk voor, volgens hun eigen privacyverklaring; het zijn geen verwerkers van SPU.
Daarnaast deelt SPU gegevens:
- met de gemeente Utrecht en andere subsidieverstrekkers, voor de verantwoording van subsidies. Dit gebeurt zoveel mogelijk in geaggregeerde vorm, dus zonder namen;
- met politie of justitie, bij aangifte of op vordering;
- met een verzekeraar, bij een schadeclaim;
- met het Centrum Veilige Sport Nederland, bij een melding over grensoverschrijdend gedrag, voor zover dat voor de afhandeling nodig is.
Buiten Europa. Vercel, Sanity, Resend, Mailchimp en Airtable zijn Amerikaanse bedrijven of werken met onderaannemers in de Verenigde Staten. Je gegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. Dat gebeurt op basis van een geldig doorgiftemechanisme: het EU-VS Data Privacy Framework bij Vercel, Resend en Mailchimp, en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie bij Sanity en Airtable. Andere gegevens brengt SPU niet buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een dienstverlener dat doet op basis van zo'n mechanisme.
Kinderen
Veel bezoekers en deelnemers van SPU zijn jonger dan 18 jaar. Daar gaan we zorgvuldig mee om.
- Voor deelnemers jonger dan 18 jaar sluit een ouder of verzorger de overeenkomst.
- Toestemming voor publicatie van beeldmateriaal van een kind jonger dan 16 jaar geeft de ouder of verzorger.
- Gezondheidsgegevens die bij een camp worden gevraagd, worden alleen gebruikt om het kind veilig te kunnen begeleiden, zijn alleen inzichtelijk voor de begeleiding van dat camp, en worden daarna verwijderd.
- Een ouder of verzorger kan altijd inzien welke gegevens SPU van zijn of haar kind heeft.
Hoe we gegevens beveiligen
- Toegang tot gegevens is beperkt tot de mensen die ze nodig hebben voor hun rol.
- Gegevens staan in beveiligde systemen met persoonlijke accounts; wachtwoorden worden niet gedeeld.
- Papieren met persoonsgegevens, zoals een inschrijflijst, liggen niet onbeheerd in het park.
- Vrijwilligers en medewerkers worden bij aanvang gewezen op zorgvuldig omgaan met gegevens.
- Gaat er iets mis en is er sprake van een datalek met risico voor betrokkenen, dan meldt SPU dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert zij de betrokkenen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens SPU van je heeft;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen, tenzij SPU ze wettelijk moet bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder het cameratoezicht;
- je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen;
- gegeven toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor beeldmateriaal of de nieuwsbrief.
Hoe. Stuur een bericht naar info@skateparkutrecht.nl. SPU reageert binnen één maand. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan SPU vragen om je te legitimeren.
Niet tevreden. Kom je er met SPU niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
SPU kan deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op skateparkutrecht.nl, met versienummer en datum. Bij een ingrijpende wijziging informeert SPU betrokkenen actief.
